Så funkar löneappen!

Digitala Företaget Lönebesked är en app för att på ett GDPR-säkert vis leverera lönebesked till de anställda. Nedan går vi igenom förutsättningarna för dig som administratör för att få det att fungera.

 1 – Administratörskonto i Digitala Företaget

Om du inte redan har ett administratörskonto i Digitala Företaget behöver du först skapa ett sådant. Det är via administratörsverktyget du bjuder in och administrerar de anställda du vill ska ha appen.

2 – Rätt inställningar i BL Administration

Löneappen hämtar lönebesked från BL Administration i realtid. För att det ska fungera behöver vissa inställningar vara korrekt gjorda.

Rätt användaruppgifter
Din användare i BL Administration behöver kompletteras med dina inloggningsuppgifter till administratörsverktyget i Digitala Företaget. Detta gör du via Arkiv – Systemunderhåll – Användare. Redigera din användare och lägg till uppgifterna under rubriken BL-Konto.

Företaget i molnet
Det företag vars anställda du vill skicka lönebesked till måste ligga i molnet, det fungerar alltså inte med lokalt lagrad företagsdata. Om du behöver hjälp att komplettera din licens kan du kontakta vår säljavdelning via 0650-541400.

Korrekta företagsuppgifter
Det aktuella företagets uppgifter behöver ha ett korrekt organisationsnummer. Kontrollera detta via Arkiv – Företagsuppgifter – Generella.

Korrekta uppgifter för de anställda
De anställda i företaget behöver ha en korrekt e-postadress och ett korrekt personnummer inlagt på anställdakortet. Anställdaregistret hittar du i BL Administration under Uppläggning – Anställda.

3 – Koppla ihop BL Administration och Digitala Företaget

För att appen ska kunna hämta ut lönebesked från BL Administration behöver dessa två system kopplas ihop. Det gör du med knappen Digitala Företaget uppe till höger i BLA och följer därefter stegen. Det här behöver göras i varje företag för vilket du vill skicka lönebesked till de anställda.

4 – Bjud in de anställda

Logga in i Digitala Företagets administratörsverktyg via admin.digitalaforetaget.se. Under Användarhantering hittar du de företag som du kopplat via BL Administration. För att bjuda in de anställda klickar du på knappen till höger om företaget under ”Bjud in användare”, i nästa vy väljer du ”Hämta anställda från BL Lön”. Anställda från löneprogrammet kommer automatiskt att hämtas och informationen i inbjudningsfälten blir förifyllda. Välj ut de anställda du vill bjuda in och skicka sedan inbjudan. De anställda får via e-post en inbjudan tillsammans med en instruktion, där det framgår hur man loggar in och börjar se sina lönebesked i appen.

5 – ”Skicka” lönebesked till de anställda

För att skicka lönebeskeden till de anställda via appen behöver lönen få en utskriftsmarkering genom att du skriver ut lönerna via Utskrift – Lönebesked i BL Administration. Där kan du välja att skriva in en nolla på antal ex vid utskrift för att inte få ut dom på papper. Du kan välja att förhandsgranska lönebeskeden i BL Administration utan att de kommer att synas i appen. Fördelen med att lönebeskeden visas i appen vid utskrift är att det blir lättare för dig som administratör att ändra på en lön, speciellt om ni använder er av Lön plus. Appen hämtar själv lönebeskeden då det finns något nytt att hämta.

Vad händer om en anställd inte längre ska använda löneappen?

Du tar bort löneappen genom att gå in under Användarhantering och sedan klicka på företagsnamnet till det företag där ni vill koppla bort användare. Där ser du alla användare som har eller har haft en koppling till företaget. Under kolumnen för löneapp kan du själva välja att koppla bort en användare genom att klicka på knappen. När kopplingen bryts blir lönebeskeden inte längre synliga i löneappen då dessa hämtas i realtid från appen. Den anställde behöver alltså först spara ner lönebeskeden i det fall denne vill ha dessa kvar.